Aménager mes bureaux

L’aménagement d'un espace d'accueil en entreprise est un challenge à relever en matière de communication. Cet espace, qui renvoie l’image de l’enseigne, pourra lui conférer convivialité comme austérité. Les enjeux relatifs à la configuration de l'espace d'accueil sont donc d’ordre marketing. Il s’agit d’un lieu stratégique à ne pas négliger car il donne, à lui seul, beaucoup d’indications sur la philosophie de la maison. Afin de donner envie aux visiteurs de fouler à nouveau le sol d’une enseigne, il est primordial de ne pas se tromper de message.

Les principaux objectifs visés pour aménager un espace d'accueil vont être décryptés ci-dessous.

Accueillir professionnellement mais chaleureusement

La vocation première d’un espace d’accueil est de recevoir, de renseigner, d’informer, d’orienter, etc. Ainsi, afin de proposer des prestations qualitatives à vos clients, l’indicateur de premier ordre à prendre en compte pour y parvenir consiste à se mettre à la place du client. On tâchera par exemple de rendre apaisant un espace pouvant être vécu comme stressant (hall d’accueil d’hôpital...). Le positionnement des meubles, le choix des luminaires, les musiques d’ambiance et la température du lieu sont autant d’éléments à travailler, notamment avec Le Feng Shui. L’agent d’accueil devra indiscutablement mettre son savoir-être au service des accueillis (sourire, intonation de voix…).

Refléter votre image

Les questions à se poser tiennent en quelques mots : Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Combien ? Comment ? Pourquoi ? Le public accueilli, le type d’activité exercée, la fréquence et la durée d’accueil, les prestations proposées, le caractère de la structure (officiel, chic, décontracté…) permettront de dessiner le style du standard avec bon sens.

Une attente confortable donc agréable

Dans ce cadre, les codes couleur seront déterminants. On choisira de reprendre les couleurs à l’effigie de l’entreprise afin de marquer la mémoire visuelle des visiteurs.

Pour un standard téléphonique administratif officiel, on optera davantage pour des coloris sobres et passe partout. A l’inverse, un hall d’accueil de pôle associatif ou lié à la jeune enfance se verra attribuer des couleurs dynamiques et vivantes.

Un soin particulier sera accordé au confort des sièges et banquettes d’accueil. Des dépliants et prospectus régulièrement actualisés et en lien, de près ou de loin, avec l’activité concernée, seront à disposition des personnes.

Une taille adaptée

Si plusieurs agents exercent dans un même espace d'accueil d’entreprise, il est nécessaire de penser la bonne cohabitation en termes de fonctionnalité. Veillez à ce que l’aménagement d’un accueil public respecte un fondamental : la confidentialité. Une juste distance entre les personnes patientant devant le standard téléphonique est à étudier afin de permettre à celui qui s’exprime d’être à l’aise lorsqu’il se présente. Une attention spécifique sera donnée, dans cet état d’esprit, à l’insonorisation des lieux. Il est recommandé qu’une personne soit dédiée exclusivement à l’accueil du public afin de ne pas faire patienter les gens. Gardons également à l’esprit que le standard téléphonique professionnel est un poste de travail à part entière. Impliquez donc activement les futurs acteurs dans les divers choix à poser.

Une bonne lisibilité dans l’espace pour une orientation efficace du public

La personne qui pénètre dans des lieux nouveaux doit être à même de s’orienter immédiatement. Un affichage clair, précis et lisible atteindra cet objectif sans difficulté. Une trop grande quantité d’information aurait tendance à perdre le client, tandis que trop peu d’information rendrait la situation inquiétante. Dans ce même registre, la taille de l’accueil sera pensée. Des banques d’accueil ergonomiques déclinées par gammes offrent un large choix, tant au plan du style que de l’enveloppe budgétaire à respecter. Définissez, choisissez, accueillez, travaillez !

Vous souhaitez réaménager l'espace d'accueil de votre entreprise ? Contactez Claire Pérol, La Maison Des Travaux Lyon 9 !